Vođenje blagajne - korak po korak

Uvod

Blagajna je važan dio poslovanja svakog poduzeća koje posluje s gotovinom. Pravilno vođenje blagajne nije samo zakonska obveza, već i ključan element za održavanje financijske discipline i transparentnosti poslovanja. U ovom vodiču detaljno ćemo objasniti kako pravilno voditi blagajnu, koje dokumente trebate koristiti i kako izbjeći najčešće pogreške.

Zakonski okvir za vođenje blagajne

Prije nego što krenemo s praktičnim koracima, važno je razumjeti zakonski okvir koji regulira vođenje blagajne u Federaciji BiH:

• Zakon o računovodstvu i reviziji u Federaciji BiH (Službene novine Federacije BiH, br. 15/21)
• Zakon o unutrašnjem platnom prometu (Službene novine Federacije BiH, br. 48/15 i 79/15)
• Uredba o uslovima i načinu plaćanja gotovim novcem (Službene novine Federacije BiH, br. 72/15 i 82/15)
• Zakon o fiskalnim sistemima (Službene novine Federacije BiH, br. 81/09)
• Pravilnik o primjeni Zakona o porezu na dohodak (Službene novine Federacije BiH, br. 48/21, 77/21 i 20/22)

Prema ovim propisima, svaki poduzetnik koji posluje s gotovinom dužan je voditi blagajničku evidenciju i čuvati prateću dokumentaciju.

Osnovni pojmovi u vođenju blagajne

Koraci za pravilno vođenje blagajne

1. Donošenje odluke o blagajničkom maksimumu

Prvi korak u vođenju blagajne je donošenje odluke o blagajničkom maksimumu. Ovu odluku donosi direktor ili vlasnik poduzeća, a treba sadržavati:

• Iznos blagajničkog maksimuma
• Datum od kojeg odluka stupa na snagu
• Potpis odgovorne osobe

Blagajnički maksimum određuje se prema potrebama poslovanja, uzimajući u obzir prosječni dnevni promet gotovinom.

2. Izrada blagajničkih dokumenata

Za pravilno vođenje blagajne potrebno je koristiti sljedeće dokumente:

Blagajnička uplatnica

Blagajnička uplatnica mora sadržavati:

• Redni broj i datum
• Ime i prezime/naziv uplatitelja
• Osnovu uplate (npr. naplata računa br. XX)
• Iznos uplate
• Potpis blagajnika i uplatitelja

Blagajnička isplatnica

Blagajnička isplatnica mora sadržavati:

• Redni broj i datum
• Ime i prezime/naziv primatelja
• Osnovu isplate (npr. plaćanje računa br. XX)
• Iznos isplate
• Potpis blagajnika i primatelja

Blagajnički izvještaj

Blagajnički izvještaj mora sadržavati:

• Datum i razdoblje na koje se odnosi
• Početno stanje blagajne
• Popis svih uplata s brojevima uplatnica
• Popis svih isplata s brojevima isplatnica
• Ukupan iznos uplata i isplata
• Završno stanje blagajne
• Potpis blagajnika i odgovorne osobe

3. Vođenje blagajničkog dnevnika

Blagajnički dnevnik vodi se kronološki, a u njega se unose sve uplate i isplate iz blagajne. Može se voditi ručno (u knjizi) ili elektronički (u računovodstvenom programu).

U blagajnički dnevnik unose se sljedeći podaci:

• Redni broj i datum
• Broj i vrsta dokumenta (uplatnica/isplatnica)
• Opis poslovne promjene
• Iznos uplate ili isplate
• Stanje blagajne nakon promjene

4. Zaključivanje blagajne

Blagajna se zaključuje na kraju radnog dana ili drugog razdoblja (npr. tjedna), ovisno o intenzitetu gotovinskog poslovanja. Prilikom zaključivanja blagajne potrebno je:

1. Zbrojiti sve uplate i isplate u razdoblju
2. Izračunati završno stanje blagajne (početno stanje + uplate - isplate)
3. Usporediti izračunato stanje s fizičkim stanjem gotovine u blagajni
4. Izraditi blagajnički izvještaj
5. Položiti višak iznad blagajničkog maksimuma na poslovni račun

5. Čuvanje blagajničke dokumentacije

Sva blagajnička dokumentacija mora se čuvati najmanje 5 godina od isteka poslovne godine na koju se odnosi, prema Zakonu o računovodstvu i reviziji u FBiH. Dokumentaciju je potrebno čuvati u izvornom obliku, uredno složenu i zaštićenu od oštećenja.

Najčešće pogreške u vođenju blagajne

Savjeti za učinkovito vođenje blagajne

• Koristite računovodstveni softver - Moderni računovodstveni programi olakšavaju vođenje blagajne i smanjuju mogućnost pogreške
• Odredite odgovornu osobu - Jasno definirajte tko je odgovoran za vođenje blagajne i rukovanje gotovinom
• Provodite redovite kontrole - Periodično provjeravajte usklađenost fizičkog stanja gotovine sa stanjem u blagajničkom dnevniku
• Čuvajte dokumentaciju na sigurnom - Osigurajte da je blagajnička dokumentacija zaštićena od oštećenja i neovlaštenog pristupa
• Educirajte zaposlenike - Osigurajte da svi zaposlenici koji rukuju gotovinom razumiju procedure vođenja blagajne

Zaključak

Pravilno vođenje blagajne ključno je za uredno poslovanje svakog poduzeća koje posluje s gotovinom. Slijedeći korake i savjete iz ovog vodiča, osigurat ćete da vaša blagajna bude vođena u skladu sa zakonskim propisima i dobrim poslovnim praksama.

Ako imate dodatna pitanja ili trebate pomoć oko vođenja blagajne, naš stručni tim stoji vam na raspolaganju. Kontaktirajte nas za besplatne konzultacije ili posjetite našu stranicu s uslugama za više informacija o našim knjigovodstvenim uslugama.