Putni nalozi i dnevnice

Uvod

Putni nalozi i dnevnice važan su dio poslovne dokumentacije svakog poduzeća čiji zaposlenici odlaze na službena putovanja. Pravilno vođenje putnih naloga nije samo zakonska obveza, već i ključan element za kontrolu troškova i porezno priznate rashode. U ovom vodiču detaljno ćemo objasniti što su putni nalozi, kako ih pravilno ispuniti, obračunati dnevnice i druge troškove te kako izbjeći najčešće pogreške.

Zakonski okvir za putne naloge i dnevnice

Prije nego što krenemo s praktičnim koracima, važno je razumjeti zakonski okvir koji regulira putne naloge i dnevnice:

• Zakon o radu FBiH (Službene novine Federacije BiH, br. 26/16 i 89/18)
• Zakon o porezu na dohodak FBiH (Službene novine Federacije BiH, br. 10/08, 9/10, 44/11, 7/13 i 65/13)
• Pravilnik o primjeni Zakona o porezu na dohodak (Službene novine Federacije BiH, br. 67/08, 4/10, 86/10, 10/11, 53/11, 20/12, 27/13, 71/13, 90/13, 45/14, 52/16, 59/16, 38/17, 3/18, 30/18)

Prema ovim propisima, poslodavac je dužan nadoknaditi zaposleniku troškove nastale tijekom službenog putovanja, a zaposlenik je dužan podnijeti izvješće o putovanju i priložiti dokumentaciju o nastalim troškovima.

Elementi putnog naloga

Putni nalog mora sadržavati određene elemente kako bi bio valjan. Evo što svaki putni nalog mora sadržavati:

Postupak izdavanja i obračuna putnog naloga

1. Izdavanje putnog naloga

Putni nalog izdaje se prije početka službenog putovanja. Postupak izdavanja putnog naloga uključuje sljedeće korake:

1. Popunjavanje osnovnih podataka - Unos podataka o poslodavcu, zaposleniku i putovanju
2. Odobravanje putnog naloga - Potpis ovlaštene osobe (direktor, voditelj, itd.)
3. Isplata predujma - Ako je potrebno, isplata predujma za troškove putovanja
4. Predaja putnog naloga zaposleniku - Zaposlenik dobiva putni nalog prije polaska na put

2. Vođenje evidencije tijekom putovanja

Tijekom službenog putovanja, zaposlenik treba voditi evidenciju o svim nastalim troškovima i prikupljati dokumentaciju (račune, karte, itd.). Također, treba voditi evidenciju o vremenu prelaska granice (za inozemna putovanja) i vremenu dolaska i odlaska iz pojedinih mjesta.

3. Obračun putnog naloga

Nakon povratka sa službenog putovanja, zaposlenik treba obračunati putni nalog. Obračun uključuje:

• Izračun dnevnica - Ovisno o trajanju putovanja i državi u koju se putovalo
• Unos troškova prijevoza - Troškovi avionskih, autobusnih ili željezničkih karata, troškovi korištenja privatnog automobila, itd.
• Unos troškova smještaja - Troškovi hotela ili drugog smještaja
• Unos ostalih troškova - Cestarine, parkirne karte, troškovi reprezentacije, itd.
• Prilaganje dokumentacije - Prilaganje računa, karata i druge dokumentacije
• Pisanje izvješća o putovanju - Kratak opis svrhe putovanja i postignutih rezultata

4. Predaja i likvidacija putnog naloga

Nakon obračuna, putni nalog se predaje na likvidaciju. Postupak likvidacije uključuje:

1. Provjera ispravnosti putnog naloga - Provjera jesu li svi elementi putnog naloga pravilno popunjeni
2. Provjera priložene dokumentacije - Provjera jesu li priloženi svi potrebni računi i druga dokumentacija
3. Odobravanje isplate - Potpis likvidatora i odobravanje isplate troškova
4. Isplata troškova - Isplata troškova zaposleniku (umanjeno za eventualni predujam)
5. Knjiženje troškova - Knjiženje troškova službenog putovanja u poslovnim knjigama

Obračun dnevnica

Dnevnice su naknade za pokriće troškova prehrane i drugih troškova tijekom službenog putovanja, osim troškova prijevoza i smještaja. Visina dnevnice ovisi o državi u koju se putuje i trajanju putovanja.

Dnevnice za službena putovanja u zemlji

Za službena putovanja u Bosni i Hercegovini, dnevnica iznosi do 30 KM (prema Uredbi o naknadama troškova za službena putovanja FBiH). Dnevnica se obračunava na sljedeći način:

• Puna dnevnica - Za putovanje koje traje više od 12 sati
• Pola dnevnice - Za putovanje koje traje od 8 do 12 sati
• Bez dnevnice - Za putovanje koje traje manje od 8 sati

Dnevnice za službena putovanja u inozemstvo

Za službena putovanja u inozemstvo, visina dnevnice ovisi o državi u koju se putuje. Ministarstvo financija propisuje iznose dnevnica za pojedine države. Dnevnica se obračunava na sljedeći način:

• Puna dnevnica - Za putovanje koje traje više od 12 sati
• Pola dnevnice - Za putovanje koje traje od 8 do 12 sati
• Bez dnevnice - Za putovanje koje traje manje od 8 sati

Umanjenje dnevnica

Dnevnice se umanjuju ako je tijekom službenog putovanja osigurana prehrana. Umanjenje se vrši na sljedeći način:

• Osiguran doručak - Dnevnica se umanjuje za 20%
• Osiguran ručak - Dnevnica se umanjuje za 30%
• Osigurana večera - Dnevnica se umanjuje za 30%
• Osigurana puna prehrana - Dnevnica se umanjuje za 80%

Korištenje privatnog automobila u službene svrhe

Ako zaposlenik koristi privatni automobil za službeno putovanje, ima pravo na naknadu troškova. Naknada se obračunava na sljedeći način:

• Naknada po kilometru - do 0,26 KM po prijeđenom kilometru (prema važećoj Uredbi FBiH)
• Troškovi cestarine, tunelarine, mostarine, parkiranja - Priznaju se u punom iznosu uz priložene račune

Za korištenje privatnog automobila u službene svrhe, potrebno je voditi evidenciju o prijeđenim kilometrima. Evidencija treba sadržavati:

• Datum putovanja
• Relaciju (polazište i odredište)
• Svrhu putovanja
• Početno i završno stanje brojila (kilometraže)
• Ukupno prijeđene kilometre
• Registarsku oznaku vozila

Najčešće pogreške pri vođenju putnih naloga

Savjeti za učinkovito vođenje putnih naloga

• Koristite predloške - Pripremite predloške putnih naloga koji sadrže sve potrebne elemente
• Vodite evidenciju - Vodite evidenciju o izdanim putnim nalozima i njihovom statusu
• Čuvajte dokumentaciju - Čuvajte putne naloge i prateću dokumentaciju najmanje 5 godina
• Educirajte zaposlenike - Osigurajte da zaposlenici znaju kako pravilno ispuniti putni nalog i koje troškove mogu prijaviti
• Koristite softver za vođenje putnih naloga - Razmislite o korištenju specijaliziranog softvera koji olakšava vođenje putnih naloga

Zaključak

Pravilno vođenje putnih naloga ključno je za uredno poslovanje svakog poduzeća čiji zaposlenici odlaze na službena putovanja. Slijedeći korake i savjete iz ovog vodiča, osigurat ćete da vaši putni nalozi budu vođeni u skladu sa zakonskim propisima i dobrim poslovnim praksama.

Ako imate dodatna pitanja ili trebate pomoć oko vođenja putnih naloga, naš stručni tim stoji vam na raspolaganju. Kontaktirajte nas za besplatne konzultacije ili posjetite našu stranicu s uslugama za više informacija o našim knjigovodstvenim uslugama.